Doorgaan naar hoofdcontent
pdf?stylesheet=default
Blackboard Help

Werkstroommodellen maken

Werkstroommodellen

Gebruikers van Inhoudsbeheer kunnen een werkstroommodel bouwen dat heel vaak kan worden gebruikt (door middel van exemplaren). Een werkstroommodel is vergelijkbaar met een sjabloon, waarbij er sprake is van een exemplaar op het moment dat er een kopie van het model naar gebruikers wordt verstuurd. Elke werkstroom heeft maar één model, maar er kunnen verschillende exemplaren zijn.

Werkstroommodellen zijn toegankelijk via de pagina Werkstroommodel maken: Mijn modellen te openen. Deze pagina kunt u op twee manieren openen:

  • Klik in het menu Tools op de koppeling Een werkstroommodel maken.
  • Klik op de beginpagina van het onderdeel Samenwerking op Werkstroommodel ontwerpen.

De pagina Werkstroommodel maken: Mijn modellen bevat de volgende functies:

Functies
Functie Beschrijving
Model maken Klik hierop om de pagina Een werkstroommodel maken weer te geven en een nieuw model te maken.
Verwijderen Klik hierop om de geselecteerde werkstromen te verwijderen.
kopiëren Klik hierop om de geselecteerde werkstromen te kopiëren.
Weergavemodellen Maak een keuze uit de volgende opties en klik op Start:
  • Alle modellen
  • Mijn modellen
  • Gedeelde modellen
Naam/ontwerper U kunt zoeken naar specifieke werkstroommodellen door de naam of eigenaar op te geven. Gebruik de vervolgkeuzelijst en het tekstveld om de zoekopdracht te verfijnen en klik op Start om de zoekopdracht uit te voeren.
Naam De naam van het model.
Ontwerper De gebruiker die het model heeft gemaakt.
Starten Klik op de knop Starten om de werkstroom te starten.

Een nieuw werkstroommodel maken

een model is pas voltooid en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.

  1. Klik in het menugebied op Samenwerking.
  2. Klik op Werkstroommodel ontwerpen.
  3. Klik op Model maken.
  4. Typ een naam voor het model in het veld Naam.
  5. Typ een beschrijving van het model in het veld Instructies. Dit zijn de instructies voor het gebruiken van de werkstroom. Als dit bijvoorbeeld een gedeelde werkstroom is, kan dit gedeelte worden gebruikt om uit te leggen hoe anderen deze werkstroom kunnen gebruiken. (Deze stap is niet verplicht.)
  6. Geef bij Status van actie de statuswaarden op die moeten worden gebruikt in dit model: Wordt uitgevoerd, Goedgekeurd en Niet goedgekeurd.
  7. Klik op Bladeren om inhoudsitems te koppelen aan dit model.
  8. Voeg machtigingen toe voor het item.
  9. Klik op Verzenden als u klaar bent.
  10. Kies Bouwen in het contextmenu voor de nieuwe werkstroom.
  11. Klik op Mijlpaal maken.
  12. Voer een naam in voor de mijlpaal.
  13. Voer een beschrijving in.
  14. Selecteer Geen actie of Ga naar mijlpaal en selecteer een mijlpaalnummer om de mijlpaal aan te geven die moet worden herhaald bij blokkering.
  15. Klik op Bladeren om inhoudsitems te koppelen aan deze mijlpaal.
  16. Voeg machtigingen toe voor het item.
  17. Klik op Nog een bestand toevoegen om een ander inhoudsitem te koppelen aan deze mijlpaal.
  18. Klik op Verzenden en actie toevoegen om een actie toe te voegen aan deze mijlpaal of klik op Verzenden en voltooien om terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.

Een werkstroommodel wijzigen

Nadat een werkstroommodel is gemaakt, kan het model worden gewijzigd door de eigenaar. Deze wijzigingen zijn van invloed op het oorspronkelijke model en op gedeelde exemplaren van het werkstroommodel. Bestaande exemplaren van de werkstroom blijven ongewijzigd.

Werkstroommodellen die in uitvoering zijn, kunnen alleen worden gewijzigd nadat ze zijn gestopt. De eigenaar van het model kan dan mijlpalen wijzigen die nog niet zijn bereikt, evenals de bijbehorende acties.

  1. Klik op Werkstroommodellen ontwerpen.
  2. Kies Bewerken, Bouwen of Delen in het contextmenu voor het model.
Opties
Optie Beschrijving
bewerken Klik op deze koppeling om de pagina Bewerken te openen. Wijzig de naam, beschrijving en statuslabels van een model.
Bouwen Klik op deze koppeling om de pagina Modelontwerp te openen. Hier kunnen mijlpalen en acties worden toegevoegd of verwijderd.
Deel Klik op deze koppeling om de pagina Werkstroommodellen delen te openen. Hier kunt u instellingen voor het delen van het model opgeven.

Een werkstroommodel kopiëren

Gebruikers van Inhoudsbeheer kunnen een werkstroommodel kopiëren dat ze zelf hebben gemaakt of dat iemand anders met ze heeft gedeeld. Dit is een andere manier om snel een werkstroom te starten. Nadat het werkstroommodel is gekopieerd, kan de gebruiker het model aanpassen.

als een gebruiker een gedeeld werkstroommodel kopieert, wordt hij of zij de eigenaar. Dit betekent dat de gebruiker het model kan wijzigen en hergebruiken, zelfs als het origineel is verwijderd van het systeem of niet meer wordt gedeeld.

  1. Ga naar de pagina Werkstroommodel maken: Mijn modellen te openen.
  2. Selecteer het werkstroommodel dat u wilt kopiëren.
  3. Klik op Kopiëren. De kopie van het werkstroommodel verschijnt in de lijst.

Mijlpalen

Werkstromen bestaan uit mijlpalen met een of meer acties. Mijlpalen geven structuur aan een complexe werkstroom door acties op een logische manier te groeperen. Mijlpalen kunnen alleen worden toegevoegd door eigenaars van werkstromen.

Mijlpalen toevoegen

Het instellen werkt als volgt:

  1. Ga als volgt te werk op de pagina Werkstroommodel maken: Kies op de pagina Mijn modellen de optie Bouwen in het contextmenu voor de werkstroom.
  2. Klik op Mijlpaal maken.
  3. Voer een naam in.
  4. Typ een beschrijving van de mijlpaal in het veld Beschrijving.
  5. Selecteer Geen actie of Ga naar mijlpaal en selecteer een mijlpaalnummer om de mijlpaal aan te geven die moet worden herhaald bij blokkering.
    • Geen actie is de standaardinstelling. De mijlpaal wordt dan verder uitgevoerd. De werkstroom kan deze mijlpaal niet passeren omdat deze actie nog niet is voltooid. Andere acties in de mijlpaal kunnen echter wel worden voltooid.
    • Als u Ga naar mijlpaal selecteert, keert de werkstroom terug naar een opgegeven mijlpaal wanneer deze mijlpaal niet wordt gerealiseerd. Als deze mijlpaal ook mislukt, wordt de status van alle volgende elementen gewijzigd in Niet gestart. Alle opmerkingen en alle geschiedenisinformatie blijven intact.
  6. Klik op Bladeren om inhoudsitems te koppelen aan deze mijlpaal. Herhaal deze stap om een ander inhoudsitem toe te voegen aan deze mijlpaal.
  7. Voeg machtigingen toe voor het item.
  8. Klik op Verzenden en actie toevoegen om een actie toe te voegen aan deze mijlpaal of klik op Verzenden en voltooien om terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.

Acties

Acties zijn de afzonderlijke taken waaruit een werkstroom is opgebouwd. Acties maken deel uit van werkstroommijlpalen. Met behulp van acties kunnen taken worden toegewezen aan gebruikers. Acties kunnen worden toegewezen aan een bepaalde gebruiker of aan een groep. Ontwerpers van werkstromen kunnen acties toevoegen aan het werkstroommodel terwijl het model wordt ontworpen of wanneer het model al in gebruik is. In het laatste geval kan een actie alleen worden toegevoegd aan een mijlpaal die nog niet gestart is.

een model is pas voltooid en kan pas worden gestart als er ten minste één actie is toegevoegd.

De pagina Actie toevoegen openen

De pagina Actie toevoegen kan op de volgende manieren worden weergegeven:

  • Klik na het toevoegen van een mijlpaal voor de nieuwe werkstroom op Verzenden en actie toevoegen.
  • Selecteer Bouwen in het contextmenu voor de juiste werkstroom op de pagina Werkstroommodel maken: Mijn modellen. Klik op Actie maken voor de gewenste mijlpaal.

Een actie toevoegen

Wanneer er op het niveau van een werkstroom of mijlpaal documenten worden gekoppeld aan een werkstroom, worden deze bij het starten van de werkstroom per actie weergegeven op de pagina Werkstroom starten.

  1. Typ een naam in het veld Naam.
  2. Typ een beschrijving van deze actie in het veld Beschrijving.
  3. Gebruik de keuzerondjes Ja en Nee om aan te geven of deze actie vereist is.
  4. Stel een deadline in door te klikken op de optie Datum opgeven en via de datum- en tijdvelden een exacte datum en tijd te selecteren voor deze deadline. Selecteer de optie Geen als de actie geen deadline heeft.
  5. Klik op Bladeren om een gebruiker toe te wijzen aan deze actie.
  6. Klik op Bladeren om een cursus te koppelen aan deze actie.
  7. Wijs deze actie toe aan specifieke deelnemers aan deze cursus:
    • Klik op de optie Alle cursusleden om de actie toe te wijzen aan alle cursusleden.
    • Klik op de optie Geselecteerde rollen en maak een keuze uit de volgende rollen: Student, Gast, Onderwijsassistent, Cursusleider, Cursusbouwer en Beoordelaar.
  8. Geef aan hoe de actie moet worden goedgekeurd; door een van de gevolmachtigden of door alle gevolmachtigden:
    • Klik op de optie Willekeurige gevolmachtigde moet goedkeuring verlenen of
    • Klik op de optie Alle gevolmachtigden moeten goedkeuring verlenen.
  9. Klik op Bladeren om inhoudsitems te koppelen aan deze actie.
  10. Klik op Verzenden om de actie te voltooien en terug te gaan naar de pagina Modelontwerp.

Machtigingen

Machtigingen voor items van een werkstroom worden aan het begin van een mijlpaal toegekend aan de gebruikers die betrokken zijn bij de actie. De machtigingen worden ingetrokken als het einde van de mijlpaal is bereikt of als de werkstroom wordt gestopt. Deze werkstroommachtigingen worden ook weergegeven op de pagina Machtigingen voor het item. Machtigingen kunnen worden gekozen wanneer een item wordt toegevoegd aan het model en ze kunnen ook worden gewijzigd in het exemplaar.

Machtigingen werken als volgt binnen een werkstroom:

  • Machtigingen voor items worden verleend wanneer de werkstroom de mijlpaal bereikt waarin de actie is opgenomen.
  • Machtigingen voor items worden ingetrokken wanneer de werkstroom de mijlpaal verlaat waarin de actie is opgenomen.
  • Machtigingen voor items worden ingetrokken wanneer een werkstroom wordt gestopt.
  • Machtigingen voor items worden verleend wanneer een werkstroom opnieuw wordt gestart (nadat deze is gestopt).

Als er geen machtigingen worden toegevoegd aan een item, verschijnt er een waarschuwing wanneer de werkstroom wordt verzonden. Deze waarschuwing geeft aan dat er geen machtigingen zijn ingesteld voor een item en of de gebruiker door wil gaan.

  1. Klik op de pagina Werkstroommodel toevoegen op Bladeren om een item toe te voegen aan het model.
  2. Selecteer een of alle van de volgende machtigingen door het desbetreffende selectievakje in te schakelen.
  3. Machtigingen
    Machtiging Beschrijving
    Gelezen Een gebruiker kan dit item lezen of weergeven.
    Schrijven Een gebruiker kan dit item bewerken.
    Verwijderen Een gebruiker kan dit item verwijderen uit de werkstroom.
    Beheren Een gebruiker kan de machtigingen voor het item beheren.
  4. Klik op Verzenden als u klaar bent.

Machtigingen voor items die zijn gekoppeld aan werkstromen kunnen worden uitgebreid om de werkstroom te kunnen voltooien. De uitbreidingen blijven van kracht nadat de mijlpaal is bereikt en de werkstroom is voltooid.

De machtiging voor een werkstroomitem uitbreiden

  1. Klik op Machtigingen uitbreiden voor een mijlpaal binnen een werkstroom.
  2. Klik op Bladeren om de namen te selecteren van de gebruikers waarvan de machtigingen moeten worden uitgebreid om toegang te krijgen tot een item.
  3. Klik op Bladeren om een item te koppelen uit Content Collection.
  4. Voeg machtigingen toe voor het item.
  5. Klik op Verzenden.